Как контролировать аутсорсинг бухгалтерии?

Передача непрофильных для компании функций на аутсорсинг является сегодня весьма распространенной практикой. И чаще всего на внешнее управление выносится бухгалтерский учет. Использование аутсорсинга для данного бизнес-процесса позволяет руководителю снизить технические и материальные издержки, минимизировать риски, грамотно оптимизировать налоговую сферу, избежать ошибок и получить массу других преимуществ. Однако для достижения высоких показателей эффективности бухгалтерскому аутсортингу нужен контроль. Ведь всегда остается место для недобросовестного выполнения сторонним исполнителем своих обязательств. На сегодняшний день у руководителей компаний есть несколько способов осуществления контроля над бухгалтерским учетом, который был передан на аутсорсинг.

Грамотная схема работы

Эффективный контроль аутсорсера начинается из продуманной программы взаимодействия. Уже на первом этапе сотрудничества руководителю нужно продумать схему ведения бизнес-процесса. Еще лучше – зафиксировать все ключевые моменты в договоре или отдельном приложении. Особое внимание стоит уделить графику документооборота. Если этот процесс будет проходить со сбоями, появится вероятность утраты первичных учетных документов и, соответственно, возникновения неприятных последствий. Также нужно согласовать порядок передачи бумаг и список ответственных лиц, которые будут вести обмен документацией и обеспечивать ее сохранность.

Назначение координаторов

В компании, которая передает бухгалтерский учет на аутсорсинг, обязательно должно быть должностное лицо, ответственное за контроль над качеством и порядком предоставления заказанной услуги. Сотрудника можно выбрать среди уже имеющегося штата. Назначенный работник должен быть уполномочен на запрос информации и контакты с исполнителем. Его фамилию и должность нужно зафиксировать в договоре. Со стороны аутсорсера также должен быть предоставлен координатор, который будет отвечать за работу с фирмой-клиентом. Назначение конкретных ответственных лиц сделает сотрудничество более прозрачным и эффективным.

Ответственность сторон

Сложно проконтролировать работу исполнителя без четкого определения его задач и степени ответственности. Обе стороны должны предоставить друг другу перечень требований. Это нужно сделать еще до заключения договора, чтобы оставалась возможность для согласования всех нюансов. Нередко аутсорсер имеет определенные требования к оформлению передаваемых на обработку первичных документов. У заказчика могут быть свои пожелания относительно других моментов взаимодействия. Четкое определение задач позволит избежать непродуктивного расходования времени и поможет в решении спорных ситуаций.

Аудит бухгалтерии

Ревизия бухгалтерского учета обязательно проводится перед передачей дел внешнему исполнителю. Также она отлично подойдет для контроля над работой аутсорсера. Проверку можно устраивать с любой периодичностью, например раз в год или несколько месяцев. Чтобы результаты получились действительно объективными, желательно заказать аудит у сторонней организации, которая не заинтересована в искажении информации или сокрытии ошибок. Профессионально выполненная ревизия сможет выявить все упущения в ведении учета, которые могут при проверке контролирующими органами обернуться для компании штрафами. Ведь аутсорсинг не избавляет руководителя от ответственности в случае просрочки уплаты налогов или других нарушений. Поэтому иногда нужно проводить перепроверку бухучета.

Отлаженные коммуникации

Между аутсорсером и компанией-клиентом должен быть четко определен порядок общения и обмена информацией. Также может возникнуть необходимость в совместном анализе спорных ситуаций, которые могут повлиять на качество предоставляемых услуг. Особенно важна хорошо отлаженная связь на первом этапе сотрудничества, когда есть необходимость в уточнении различных данных. В качестве средства коммуникации обычно выступает телефон. Однако можно использовать и электронную почту или другие способы общения, более удобные, например, для отправки объемных запросов или получения отчетов о выполненной работе.

Удаленный доступ

Многие аутсорсеры предоставляют своим клиентам возможность контроля на расстоянии. Наиболее популярный способ организации такого взаимодействия – это обеспечение удаленного доступа к системам ведения учета (приложения 1С) или специальной системе управления взаимодействия с клиентами (CRM), которая в реальном времени отображает ход проведения работ. Как правило, вход в базы данных осуществляется со специальных терминалов или через интернет. Часто, кроме бухгалтерских операций, клиент может удаленно контролировать управление банковскими счетами, подготовку и сдачу отчетности, а также другие операции. Чтобы обезопасить данные, удаленный доступ обычно осуществляется с использованием электронно-цифровой подписи.

Необходимость в контроле бухгалтерского аутсорсинга не избавляет руководителя от взвешенного выбора партнера. Возможные проблемы легче предупредить, чем ликвидировать их последствия. И лучший способ сделать это – доверить бухучет опытной и надежной компании-аутсорсеру.