Кадровый учет ИП

Ведение грамотного кадрового учета обязательно для каждого работодателя. Это актуально не только для организаций, но и для индивидуальных предпринимателей. Все ИП, которые нанимают работников для осуществления коммерческой деятельности, приносящей прибыль, независимо от того, находятся ли они на УСН или на общей системе налогообложения, должны вести учет кадров.

Когда ведение кадрового учета обязательно

Следует понимать, что это обязательно для ИП только в том случае, если у него есть хотя бы один нанятый работник. Принятие сотрудников в штат должно оформляться подписанием обеими сторонами трудового договора. Сразу после приема на работу первого работника ведение кадрового учета для ИП становится обязательным и должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством РФ.

Почему кадровый учет необходим для ИП

Организации учреждают специальные отделы или вводят ответственные должности для грамотного ведения кадрового учета, составления и ведения документации. ИП чаще всего не придают этому особого значения. Даже если учет кадров и ведется, в большинстве случаев это делается с существенными нарушениями правил, норм и действующего законодательства. А ведь грамотный кадровый учет для ИП имеет огромное значение. Независимо от количества нанятых сотрудников, применения УСН или ОСН, согласно действующему законодательству необходимо ведение учета заработной платы и перечисление взносов в Пенсионный фонд РФ за каждого нанятого сотрудника.

Чем грозит отсутствие кадрового учета

Инспектора из органов трудовой инспекции в ходе проверки могут потребовать документацию, касающуюся кадров. И ИП должен ее представить. Если проверяющие из ГИТ обнаружат нарушения кадрового учета и делопроизводства, предпринимателю грозит административный штраф. Подобные ошибки могут обернуться для него привлечением к ответственности вплоть до уголовной, штрафными санкциями.

Права и обязанности ИП

В соответствии с действующим законодательством ИП (на УСН или ОСН) должен:

• вести кадровый учет;
• оформлять работников, хранить документы, вести трудовые книжки. Вносить в них записи о приеме, увольнении, переводе работника;
• обеспечивать свой персонал свидетельствами пенсионного страхования;
• принимать все локальные нормативные документы, необходимые и требуемые законодательством.

Индивидуальный предприниматель имеет право:

• заключать трудовые договоры на определенный или неопределенный срок;
• издавать приказы, на основании положений подписанных договоров;
• заключать коллективный договор со своими работниками;
• проводить обучение по охране труда для своих сотрудников, а также контролировать полученные знания.

Кадровая документация ИП

Все трудовые отношения предпринимателя с наемными сотрудниками должны быть задокументированы.

Кадровая документация делится на три типа:

• внутренние нормативные документы: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по защите персональной информации, охране труда, положение об оплате труда, должностные инструкции и т. д. Кстати, именно составление последних помогает исключить возникновение спорных ситуаций и их разбирательство в суде;
• документы организационного характера: книги и журналы, в которых ведется учет и регистрация трудовых договоров, трудовых книжек, командировок работников, приказов, штатное расписание, график ежегодных отпусков, табель учета рабочего времени;
• документы, необходимые для учета кадров: трудовые договоры и книжки, приказы по личному составу, личные карточки наемных работников, командировочные удостоверения, различные заявления, объяснительные записки и т. д. При необходимости также можно оформить положение о коммерческой тайне, соглашение о материальной ответственности и т. д. При сменном графике работы должен присутствовать график сменности.

Особенности работы ИП с трудовыми книжками

Согласно действующему законодательству при приеме на работу нового сотрудника каждый работодатель должен издать соответствующий приказ и сделать об этом запись в трудовую книжку. ИП не является исключением. По сути, трудовая книжка в нашей стране – это документальное подтверждение того, что человек работал в определенный период времени.

На предпринимателя возлагается ответственность за ведение, учет и хранение трудовых книжек. Правильность заполнения этих документов регламентирует несколько нормативных актов. Они одинаковы для всех работодателей.

Принимаемый на работу должен иметь на руках трудовую книжку. Если же он устраивается впервые, то в соответствии с установленными нормами ИП должен оформить ему новую трудовую книжку и сделать в ней первую запись о приеме на работу. Новый документ может быть выдан работнику только на основании заявления, в котором указана причина его отсутствия.

Ведение кадрового учета ИП силами аутсорса

Чтобы ведение учета выполнялось правильно и соответствовало законам, нужно постоянно следить за изменениями в них, отлично разбираться в тонкостях трудового законодательства и права. Этими навыками обладают далеко не все сотрудники индивидуальных предпринимателей. Именно поэтому все чаще ИП передают функции ведения кадрового учета на аутсорсинг. Это выгодно, потому что:

• существенно сокращаются расходы на ведение кадров, так как отпадает необходимость в штатном сотруднике для решения этих вопросов;
• предприниматель получает грамотно организованный учет персонала. Он ведется компетентными специалистами, а не наемным персоналом, который может не знать трудового законодательства и нормативных актов;
• передача дел специалистам данной области помогает избежать штрафных санкций, которые могут возникнуть при неправильном ведении учета.

Наше предложение

Для корректного ведения кадровой документации и учета можно обратиться к профессионалам – специалистам ООО «БухПроКонсалтинг». Мы присутствуем на рынке консалтинга более 15 лет и оказываем услуги компаниям и индивидуальным предпринимателям Москвы и Московской области. Это стало возможным благодаря тому, что у нас работают высококвалифицированные специалисты в сфере кадрового делопроизводства, бухгалтерского и налогового учета, трудового законодательства и права. В результате нашей компетентной работы учет кадров каждого клиента приводится в соответствие действующему законодательству. Если учет ранее не велся, мы можем помочь выполнить восстановление. Мы ориентированы на индивидуальный подход к каждому клиенту и стремимся поддержать лояльную ценовую политику.

Для заказа кадрового учета в ООО «БухПроКонсалтинг» воспользуйтесь онлайн-сервисом на сайте или сделайте звонок по телефону, предложенному на странице.