Как оценить эффективность бухгалтерии

Перед каждым руководителем рано или поздно встает вопрос о том, насколько эффективно работает его бухгалтерская служба. Рациональность распределения обязанностей, установка нормативов для выполнения конкретных полномочий, делегирование части функций другим отделам компании и т. д. – это лишь небольшая часть инструментов, позволяющих определить, соответствует ли квалификация кадров желаемым требованиям, а также выявить количество бухгалтеров, которое необходимо организации при конкретном положении дел.

Объективные условия оценки

Существуют определенные критерии, на основе которых можно оценить, насколько эффективно трудится бухгалтерский отдел.

• Своевременная сдача всех форм отчетности и отсутствие пеней и штрафов по ней.
• Своевременное выставление документов для контрагентов.
• Отсутствие просроченной кредиторской и дебиторской задолженности (по зависящим от бухгалтерии причинам).
• Эффективное взаимодействие с другими подразделениями компании.
• Наличие положительного заключения аудиторов (учитывается, когда проверки проводятся регулярно).

Если все эти условия выполняются в совокупности, можно говорить, что бухгалтерия успешно справляется с возложенными на нее обязанностями. Когда хотя бы один из критериев на регулярной основе не соблюдается работниками-бухгалтерами, это может послужить сигналом для руководителя о необходимости скорректировать работу отдела.

Методы для определения эффективности бухгалтерских процессов

Для правильной оценки используется система нормативов. Если возникает необходимость определить эффективность, значит, фактические трудозатраты следует сравнить с идеальными. В качестве идеальных используются нормативы времени выполнения той или иной бухгалтерской операции. С этой целью вовсе не обязательно проводить аналитические мероприятия и выявлять расчетным путем время выполнения конкретной задачи. Если фирма небольшая и не имеет возможности разрабатывать систему нормативов индивидуально для своей компании, можно воспользоваться доступной информацией на примере других организаций.

В том случае, когда руководитель принял решение о разработке системы нормативов, реализовать это можно несколькими способами:

• поручить сотрудникам бухгалтерии фиксировать время выполнения каждой бухгалтерской операции;
• внедрить программное обеспечение, отслеживающее затраты времени для отдельных обязанностей. Также на таких платформах руководитель может создавать поручения для сотрудников и контролировать время их выполнения;
• взять за основу данные специализированных учреждений, занимающихся проблемами нормирования труда.

Следует отметить, что чем больше участия принимает работник в определении временных затрат на выполнение своих профессиональных обязанностей, тем менее рациональный норматив получает компания.

Очень популярным сегодня является хронометраж рабочего времени, благодаря которому отслеживается время, затраченное на выполнение отдельной операции. Применительно к бухгалтерии можно также использовать «фотографию рабочего дня».

К каким задачам бухгалтера применяются нормативы

Может показаться, что труд бухгалтера сложно нормировать, так как не все процессы можно измерить, но на самом деле это не так. Выделим основные обязанности бухгалтера, выполнение которых можно ограничить нормативом рабочего времени:

• выставление первичных документов для контрагентов;
• отражение входящей первички в учете;
• сбор и подписание актов сверки с контрагентами;
• начисление заработной платы;
• подготовка кассовой книги;
• оплата счетов в системе Клиент-Банк;
• разнесение выписок банка;
• составление отчетности.

Это типовые операции, и перечень может быть дополнен в зависимости от специфики деятельности компании и степени налаженности учета. Таким образом, для каждой отдельной обязанности бухгалтера может быть введен норматив выполнения с учетом уровня сложности.

Если в процессе анализа в организации выявлено значительное несоответствие фактически затраченного времени выполнения и установленного норматива, руководитель принимает решение о мерах воздействия и контроля.