Ведение кадрового учета

Кадровый учет – одна из важнейших составляющих работы с персоналом в любой организации, а ведение кадрового учета – обязанность, установленная действующим законодательством для всех предприятий независимо от формы собственности, вида деятельности и числа сотрудников.

Быстрая навигация

• Понятие кадрового учета и его задачи
• Как правильно организовать кадровый учет
• Кадровый консалтинг
• От чего зависит стоимость услуг на аутсорсе
• Основные документы кадрового учета
• 5 необходимых документов кадрового учета
• Список из 6 локальных нормативных актов
• Подводя итоги

Порядок ведения кадрового учета устанавливается в каждой организации в соответствии с нормами действующего трудового законодательства – Трудовым кодексом РФ, федеральными законами, постановлениями Правительства, нормативными документами Министерства труда и социальной защиты, Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) и пр.

Соблюдений в своей деятельности норм трудового законодательства является обязательным условием функционирования любого юридического лица и ИП, а его нарушение предусматривает серьезные санкции (как для самой организации, так и в отношении ее руководителей и других должностных лиц).

Понятие кадрового учета и его задачи

Кадровый учет представляет собой систему документооборота, учитывающую все перемещения сотрудников организации (прием на работу, переводы, увольнение), трудовые взаимоотношения и вопросы организации труда.

Кадровый учет ведется на основе трудового законодательства, первичной кадровой документации и внутренних локальных нормативных актов по труду.

Основные задачи кадрового учета:

• соблюдение действующего законодательства в сфере трудовых отношений;
• обеспечение реализации кадровой политики компании, выявление скрытых резервов и оптимизация персонала;
• правильное документальное отношение трудовых отношений между сотрудниками и нанимателем;
• содействие в соблюдении правил внутреннего трудового распорядка и создании безопасных условий труда;
• предупреждение и устранение конфликтных ситуаций.

Грамотное ведение кадрового учета позволяет:

• полностью исключить возникновение трудовых споров и каких-либо конфликтов с наемными сотрудниками;
• минимизировать риски при проверках государственными органами и контролирующими инстанциями;
• эффективно использовать весь потенциал кадровой политики.

Как правильно организовать кадровый учет

В зависимости от специфики и масштабов деятельности организации могут применяться различных формы организации кадрового учета:

• руководитель (ИП) может вести кадровый учет лично;
• обязанности по его ведению могут быть возложены на кадрового сотрудника или кадровую службу (отдел, департамент и т.п.);
• ведение кадрового учета может быть передано сторонней консалтинговой организации, оказывающей подобные услуги.

В небольших компаниях распространенной практикой является передача кадровых функций специалистам иных служб (бухгалтерских, финансовых и т.п.) Однако, не всегда их квалификация позволяет грамотно организовать ведение кадрового учета, поскольку данные обязанности требуют глубокого знания трудового права, форм кадровых документов и наличия практического опыта в области кадрового делопроизводства. Необходимо постоянно отслеживать все изменения действующего законодательства и своевременно реагировать на них в процессе деятельности организации.

Правильная и рациональная организация кадрового учета в компании требует разработки, составления, заполнения и проверки значительного объема документации, включая большое количество статистической отчетности, направляемой в государственные контролирующие органы. Справиться с таким массивом задач под силу только опытным специалистам, обладающим обширными знаниями в области трудового права и постоянно совершенствующим свои профессиональные навыки с помощью различных курсов повышения квалификации, семинаров и тренингов.

Отсутствие в компании грамотных специалистов в сфере кадрового учета и исполнение данных функций сотрудниками, не обладающими подобными знаниями, часто приводит к нарушениям в ведении учета и применению штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Еще одной проблемой может стать возникновение конфликтных ситуаций с работниками. Зачастую подобные споры решаются в судах и приводят к возложению на нанимателей финансовой ответственности за нарушение трудовых прав работников и материальной компенсации морального вреда. Считая наемных работников изначально более уязвимой категорией, суды при любой возможности встают на их сторону, поэтому большинство судебных решений по трудовым спорам принимается в пользу работников.

Чтобы не подвергать свою компанию неоправданному риску, грамотные руководители обращаются к помощи профессионалов.

Кадровый консалтинг

Кадровый консалтинг – современная форма осуществления учета персонала с помощью высококлассных специалистов сторонней организации. К таким услугам обращаются руководители компаний, которые грамотно распоряжаются собственными средствами, умеют управлять расходами, доверяют профессионалам.

Услуги кадрового учета пользуются широкой популярностью среди отечественных компаний и иностранных представительств на территории страны. И это не случайность.

Кадровый консалтинг позволяет:

• минимизировать риск недочетов и нарушений в кадровом делопроизводстве, оформлении документации;
• обеспечить соблюдение действующего законодательства;
• следовать интересам работодателей и наемных сотрудников;
• усовершенствовать кадровую политику компании и более рационально использовать ее кадровый потенциал.

Компания, передавшая ведение учета в руки профессионалов, получает ряд преимуществ:

• грамотное осуществление кадрового учета;
• приведение документации по кадрам в соответствие с актуальными требованиями действующего законодательства;
• оптимизацию учетных бизнес-процессов.

От чего зависит стоимость услуг на аутсорсе

Стоимость ведения кадрового учета зависит:

• от поставленных клиентом задач;
• объема предстоящей работы;
• состояния кадрового учета и документации на предприятии;
• количества наемных сотрудников;
• ценовой политики компании, оказывающей консалтинговые услуги.

Что мы предлагаем

Специалисты компании «Азбука Учета» организуют на вашем предприятии или в компании удаленное ведение кадрового учета в соответствии с нормами действующего законодательства и окажут практическую помощь в формировании всей кадровой документации – от составления штатного расписания до оформления трудовых отношении и учета рабочего времени сотрудников.

У нас работают высококвалифицированные специалисты в области трудового законодательства и права, бухгалтерского учета и налогообложения, которые возложат на себя все функции кадровой службы компании, включая:

• оформление приема, перевода и увольнения сотрудников с соблюдением всех требований трудового законодательства;
• учет личного состава, составление штатного расписания, выдача справок о трудовой деятельности действующих и уволенных сотрудников;
• ведение и хранение личных дел и трудовых книжек сотрудников, работа с архивом;
• составление приказов по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение, отпуск, установление надбавок и доплат, поощрение, наложение взысканий);
• учет рабочего времени, составление графика отпусков и контроль за его соблюдением;
• оформление и регистрацию листков временной нетрудоспособности;
• воинский учет;
• подготовку документов при выходе работников на пенсию;
• оформление командировок;
• составление кадровой отчетности;
• оформление и выдачу копий документов из личного дела сотрудников;
• работу с бланками документов государственного образца (строгой отчетности).

Вся работа организуется на основе действующей нормативно-правовой базы, инструкций по ведению кадрового документооборота, с применением современного программного обеспечения, которое позволяет более эффективно организовать ведение кадрового учета, оптимизировать процессы хранения и систематизации информации, повысить качество составления кадровой отчетности.

Основные документы кадрового учета

Значительное количество кадровых документов имеет унифицированную форму, утвержденную соответствующими нормами законодательства. К ним относятся:

• трудовые книжки. Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Порядок ее заполнения установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 г. Этой же инструкцией установлена форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовую книжку заносятся с точным соблюдением установленных правил заполнения. Они должны быть достоверны и точно соответствовать данным, содержащимся в приказах по личному составу. Записи о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК. В них не допускаются никакие сокращения и исправления. Записи вносятся разборчиво и аккуратно, с использованием перьевой, гелевой или шариковой ручки световодостойкими чернилами синего, черного или фиолетового цвета. Учет движения трудовых книжек ведется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и в книге учета движения трудовых книжек. Выдача работнику трудовой книжки при увольнении осуществляется сотруднику в день увольнения под роспись в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек;
• первичные учетные документы: формы личной карточки сотрудника (форма Т-2), приказы о переводе работника на другую работу (Т-5) и об увольнении (Т-8), штатное расписание (Т-3), табель учета рабочего времени (Т-12), график отпусков (Т-7) и пр. Утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2014 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Обращаем ваше внимание, что с 1 января 2013 года формы первичных документов, утвержденные постановлением №1, утратили обязательный характер в связи с вступлением в силу нового Федерального закона о бухгалтерском учете. Вместе с тем, использование данных форм в практической деятельности организации является целесообразным по причине наличия в данных формах всех реквизитов, требуемых для ведения кадрового учета в соответствии с нормами действующего трудового законодательства. Возможно внесение в них изменений, связанных со спецификой деятельности конкретного предприятия.

К необходимым документам кадрового учета относятся:

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перводе/перемещении сотрудников, о наказании и поощрении, о направлении в командировку, предоставлении отпусков, об установлении должностных окладов, надбавок и доплат). Каждый приказ по личному составу должен быть оформлен в строгом соответствии с ТК, с его содержанием работник должен быть ознакомлен под роспись;
• трудовые договоры (контракты). Содержание трудового договора должно соответствовать требованиям, установленным ст. 57 ТК РФ (фамилия, имя, отчество сотрудника, наименование работодателя и данные об уполномоченном лице, подписавшим договор, место и дата заключения, срок трудового договора, трудовая функция, дата начала работы, условия труда, гарантии и компенсации за работу с вредными (опасными) условиями труда и пр.);
• графики отпусков. Составляются ежегодно с учетом продолжительности, установленной законодательством и трудовым договором, по согласованию с работниками и нанимателем. При составлении графика учитывается необходимость осуществления непрерывности рабочих процессов, а также льготы по выбору удобного времени ухода в трудовой отпуск, установленные Трудовым кодексом для отдельных категорий работников (беременные женщины и вышедшие из отпуска по беременности и родам или уходу за ребенком, сотрудники в возрасте до 18 лет, лица, пострадавшие от катастрофы на Чернобыльской АЭС, совместители и другие категории работников, установленные законом;
• табель учета рабочего времени. Рекомендации по его ведению содержатся в постановлении Госкомстандарта РФ №1 от 05.01.2004 г. Применяется для учета фактически отработанного и (или) неотработанного времени каждым сотрудником организации. В нем отражаются: фактически отработанное время, причина неявки на работу, работа в режиме неполного рабочего времени, переработки, периоды временной нетрудоспособности, нахождение в отпуске и т.п. Является основным документом для начисления фактической заработной платы работнику. Необходим для контроля соблюдения сотрудниками установленного режима рабочего времени и составления статистической отчетности по труду;
• обязательные регистрационные и учетные журналы в кадровом делопроизводстве. Учитывая важность регулируемых вопросов, в кадровом делопроизводстве существует большое количество документов, регулирующих порядок хранения, движения, выдачи и учета различных документов и сведений. Форма многих из них должна соответствовать требованиям, установленным законодательством. Также законодательством установлен перечень журналов, наличие и ведение которых является обязательным для любого юридического лица. К ним, в частности, относятся: журналы учета приказов, трудовых соглашений, движения трудовых книжек, учета военнообязанных, медицинских осмотров, командировочных и пр. Их ведение осуществляется на бумажных и/или электронных носителях.

Основным правовым документом, регулирующим вопросы организации кадрового учета, является Трудовой кодекс РФ. Важное значение для правильной организации кадрового учета имеет знание положений федеральных законов о занятости, о гражданстве Российской Федерации, об архивном деле и пр. Трудовым законодательством установлен ряд норм, которые носят как обязательный, так и рекомендательный характер. Применение последних напрямую связано со спецификой деятельности организации, которая определяет целесообразность их применения в конкретных бизнес-процессах.

Необходимость учитывать специфические особенности деятельности каждой организации как нанимателя определило наличие в законодательстве большого количества правовых норм, требующих внутреннего регулирования в компании. Для их реализации в организации должен быть утвержден ряд локальных нормативных актов

6 Локальных нормативных актов

• Правила внутреннего трудового распорядка. Их обязательное наличие установлено ст.189, 190 ТК РФ. В них должны быть отражены: порядок приема и увольнения сотрудников, права и обязанности сторон трудового соглашения, режим труда и отдыха, система поощрений и наложения взысканий. Если в организации установлен ненормированный рабочий день, приложением к Правилам должен быть утвержден список профессий и должностей с ненормированным рабочим днем;
• Положение об охране труда. Разрабатывается в соответствии с требованиями главы 32 Трудового кодекса и содержит перечень обязанностей нанимателей по созданию безопасных условий труда и обязанностей сотрудников по соблюдению установленных правил. Государственные нормы охраны труда установлены для конкретных сфер производства. Их соблюдение является обязательным всеми юридическими и физическими лицами. К мероприятиям, обязательным к исполнению, относятся: инструктаж на рабочем месте, применение средств индивидуальной и коллективной защиты (спецодежды, обуви, обеззараживающих средств и т.д.), соблюдение режима труда и отдыха, применение специальной оценки условий труда (аттестация рабочих мест), организация предварительных и периодических медицинских осмотров (в случаях, установленных законодательством), предоставление сотрудникам, работающим во вредных или опасных условиях труда, соответствующих компенсационных льгот и т.д.;
• Штатное расписание. Утверждается руководителем. Является основным нормативным документом, определяющим организационную структуру, фонд (общий размер) оплаты труда, штатный состав и численность организации с указанием конкретных должностей и размеров заработной платы. Позволяет наглядно сравнивать численность структурных подразделений, квалификацию сотрудников и уровень оплаты труда. Данные штатного расписания используются при анализе эффективности работы персонала и ее оптимизации с учетом трудовой загрузки;
• Должностные инструкции сотрудников. Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе прямых норм об обязательности составления должностной инструкции, в правоприменительной практике она является важным локальным нормативным документом оформления трудовых правоотношений. В ней указывается не только трудовая функция сотрудника, но и подробно очерчивается круг его должностных обязанностей, квалификационные требования, пределы ответственности, взаимодействие с другими сотрудниками и службами. В конфликтных ситуациях из содержания должностной инструкции определяются разграничения ответственности и степень вины конкретных сотрудников в том или ином нарушении. Должностная инструкция может утверждаться в форме отдельного документа или быть приложением к трудовому договору.
• Положение о коммерческой тайне. Обязывает сотрудников не разглашать сведения, отнесенные к коммерческой тайне организации. Перечень данных сведений должен быть доведен каждому сотруднику под роспись. В него не может включаться информация, по законодательству не являющаяся коммерческой тайной. В соответствии со ст. 5 Федерального закона о коммерческой тайне к таковой не может относится информация, содержащаяся в учредительных документах, документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности, о численности и составе работников, о системе оплаты и об условиях труда и пр. За разглашение коммерческой тайны сотрудники несут полную материальную ответственность в соответствии со ст. 243 ТК РФ;
• Положение (Инструкция) о защите персональных данных. Разрабатывается в соответствии со ст.87 ТК РФ и должна содержать требования по обеспечению защиты данных сотрудников при обработке, использовании и хранении персональной информации о работнике.

Подводя итоги

Можно сказать о широком спектре обязанностей и функций, входящих в понятие ведения кадрового учета. Организовать данную работу с соблюдением всех требований действующего законодательства, является сложной и ответственной задачей, решить которую под силам только опытным, высококвалифицированным профессионалам. Поэтому сформировать кадровую службу, профессиональный уровень которой будет отвечать всем современным задачам, в действующих реалиях могут только достаточно крупные, не ограниченные в финансовых средствах компании.

Для более рационального и эффективного распределения рабочих функций и финансовых ресурсов компании, мы рекомендуем передачу ведения кадрового учета специалистам «Азбуки Учета».

Мы поможем:

• оптимально распределить персонал и максимально эффективно задействовать его во всех бизнес-процессах;
• своевременно выявить кадровые резервы и исключить неиспользованные ресурсы;
• повысить эффективность управления персоналом и усовершенствовать кадровую политику вашей компании;
• предупредить проблемы дефицита кадров и возникновение конфликтов, связанных с нарушением законодательства о труде;
• устранить риски предоставления недостоверной отчетности и применения штрафных санкций со стороны государственных контролирующих органов;
• снизить издержки на работу с персоналом и повысить качество трудовых ресурсов.

Мы гарантируем вам:

• грамотную организацию и правильное ведение на предприятии кадрового учета;
• создание и заполнение документации в соответствии с правовыми нормами;
• решение любых производственно-организационных вопросов согласно трудовому законодательству РФ;
• конкурентоспособную стоимость услуг.

Чтобы воспользоваться услугами кадрового консалтинга, свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку через онлайн-сервис. «Азбука Учета» - рациональный кадровый консалтинг для максимально эффективного учета персонала вашей компании.