Как подготовиться к проверке ПФР

Проверка ПФР является обязательным мероприятием, регламентированным № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ…». При этом нередко она становится для компании настоящей неожиданностью. Для того чтобы обезопасить себя от возможных ошибок при проверке ПФР, достаточно пройти 5 обязательных шагов или заказать услугу персонифицированного учета.

Выясните, что будет проверять Пенсионный фонд Российской Федерации

Проверки ПФР бывают двух видов – камеральные и выездные. Первые предполагают проверку документов, которые были предоставлены работодателем в пенсионный фонд. Они осуществляются в территориальном отделении ПФР, причем его специалисты могут не извещать предприятие о предстоящей проверке. Если же они выявят ошибки в расчете страховых взносов, то оперативно передадут информацию компании. Выездные проверки проводятся только совместно с ФСС России, а значит, можно отследить их график на портале регионального отделения ФСС России. В рамках процедуры определяют, своевременно ли были начислены и уплачены страховые взносы в пользу лиц, которые работают по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам. Кроме того, специалисты могут проверить правильность заполнения данных о заработной плате сотрудников и страховом стаже.

Уточните список документов, подлежащих проверке

Обычно при выездной и камеральной проверке специалисты ПФР просматривают штатное расписание, трудовые договоры, табель учета рабочего времени, лицензионные, авторские и договоры гражданско-правового характера, копии договоров об отпусках (учебных, по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы), копии приказов о приеме, увольнении и переводе, личные карточки по форме № Т-2 (либо другой, установленной в компании форме), трудовые книжки. Также проверяющим могут потребоваться списки сотрудников предприятия, их личные дела (в особенности это касается тех работников, которые имеют право на досрочное пенсионное обеспечение). Но имейте в виду, что сотрудники ПФР не имеют права осуществлять выемку документов.

Приведите в порядок кадровые документы

Выясните, когда проводилась прошлая проверка, какие были выявлены нарушения и устранены ли они в данный момент. После сделайте комплексную либо выборочную ревизию анкетных данных сотрудников и выясните, совпадают ли они с информацией, переданной в пенсионный фонд. Проверьте, имеется ли у каждого работника свидетельство обязательного пенсионного страхования. Просмотрите кадровые документы, точно ли все они оформлены верно и заверены людьми, имеющими право подписи. Будет лучше, если в документах будут отсутствовать подчистки и помарки. Удостоверьтесь, что названия должностей указаны корректно, а размер окладов и надбавок работников соответствует трудовым договорам и приказам о приеме на работу.

Не забудьте проверить полномочия проверяющего от пенсионного фонда

При выездной проверке специалист пенсионного фонда обязан предъявлять свое служебное удостоверение и решение о проведении настоящей проверки. При этом законом не установлена форма удостоверения. Если возникли сомнения относительно того, подлинны ли указанные документы, просто позвоните в территориальный орган Пенсионного фонда России.

Будьте готовы к ознакомлению с результатами проверки ПФР

Результаты могут оформляться по-разному в зависимости от того, какая именно проверка была проведена. Если в процессе камеральной проверки были найдены нарушения, акт подготавливается не позднее 10 дней с момента осуществления процедуры. Для выездного варианта срок составления акта достигает двух месяцев со дня появления справки о проведении ревизии. Причем акт составляется даже в том случае, если нарушений у компании выявлено не было. В документе отражается все, что было проверено специалистами. Если Вы не согласны с результатами, то можете направить письменное возражение в территориальный орган ПФР. Сделать это можно в течение 15 дней с момента получения акта.