Кадровая документация обязательно должна присутствовать у любой компании, где есть наемные работники. Эта категория бумаг охватывает широкий спектр процессов: от организационных моментов и трудоустройства до защиты данных и выплаты зарплат. Кадровая документация подлежит регулярной проверке ответственными госструктурами (например, Роскомнадзором, ИФНС, трудовой инспекцией). Ее отсутствие или неправильное составление грозит предприятию штрафами и претензиями. Чтобы исключить вероятность негативных последствий, руководитель должен постоянно вести контроль над кадровыми документами, даже если их ведением занимается соответствующий отдел или штатный бухгалтер.
Среди всего разнообразия документации существует список бумаг, которые заслуживают первоочередного внимания со стороны руководителя.
Трудовые договоры. Заключаются в письменной форме с каждым сотрудником. В договоре прописываются место работы, занимаемая сотрудником должность, размер и порядок оплаты, срок действия составленного договора, наличие испытательного срока и прочее. Все изменения, которые вносились в документ, должны быть оформлены отдельным приложением.
Трудовые книжки. Являются ключевыми кадровыми документами, которые используются для подтверждения стажа. При отсутствии книжка выдается работодателем по письменному заявлению сотрудника. Также обязательно наличие книги учета движения книжек (с вкладышами) и приходно-расходной книги по реестру бланков трудовых книг (Постановление № 69).
Должностные инструкции. Являются необязательными, но важными документами. Инструкция поможет ограничить полномочия работника и его доступ к определенным конфиденциальным данным. Также наличие должностной инструкции облегчает решение споров относительно обоснованности увольнения или дисциплинарного наказания, применяемого к работнику.
Личные карточки. Обязательно составляются на всех сотрудников в унифицированной форме Т-2, утвержденной приказом Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. Также возможно применение самостоятельно разработанного и утвержденного руководителем шаблона. Главное условие – наличие в ней всех обязательных реквизитов.
Штатное расписание. Согласно ст. 15 и 57 ТК РФ, входит в число обязательных кадровых документов. Кроме наличия, расписание должно быть и правильно оформлено. В «штатке» обычно указываются рабочие графики, а также структурные подразделения, наименования должностей, численность персонала и профессии с указанием квалификации.
Внутренний распорядок. Представлен сводом правил по приему и увольнению сотрудников. Также содержит информацию о правах и обязанностях сторон, режиме работы, времени отдыха, мерах поощрения, штрафных взысканиях и прочих моментах, указанных в ст. 189 ТК РФ. При приеме нового работника предоставляется ему для ознакомления под роспись.
Табель рабочего времени. Согласно ст. 91 ТК РФ, используется для учета отработанных каждым сотрудником часов. Документ, обязательный для ведения компанией, составляется по форме № Т-12 или Т-13. Также возможно использование собственного шаблона. Представленные в нем данные используются для заполнения расчетных листков и начисления зарплаты.
Графики отпусков. Обязательны для наличия согласно ст. 123 ТК РФ. Составляются отделом кадров и подписываются руководителем. Полное формирование графика на следующий календарный год осуществляется не позднее середины декабря текущего периода. Также нужно проконтролировать, чтобы одна из частей отпуска была не меньше 14 дней.
Положение об оплате труда. Составляется только в тех случаях, если помимо зарплаты сотрудникам выдаются премии, бонусы или иные выплаты. Согласно ст. 135 ТК РФ, в документе должны быть прописаны принципы начисления заработной платы, порядок ее индексации, возмещение командировочных, правила начисления сверхурочных, условия выдачи премий и другое.
Положение об использовании персональных данных. Считается обязательным по ст. 88 ТК РФ и закону № 152-ФЗ. В документе прописываются состав персональных данных работника, порядок и форма их обработки, возможность передачи третьей стороне и другие моменты. Положение составляется в произвольной форме и должно быть передано для ознакомления сотрудникам под роспись.
Согласие работника на использование персональных данных. Должно быть составлено в письменном виде для каждого отдельного сотрудника. Документ не является обязательным. Однако при его отсутствии обрабатывать любые персональные данные работника строго запрещено. За это руководителю грозит штраф в 5–15 тыс. руб., а предприятию – в 30–50 тыс. руб.
Приказы. Кадровая документация часто включает различные документы с распоряжением руководителя. Наиболее важными являются приказы по личному составу (прием на работу, назначение должности, премирование, перевод, увольнение), а также касающиеся основных аспектов деятельности предприятия (отчетность, ответственные за безопасность лица и т. д.).
Контроль наличия определенных кадровых документов, конечно же, требует затрат времени. Но он даст возможность избежать неприятностей, которые могут возникнуть при проверке предприятия контролирующими госорганами или возникновении конфликтных ситуаций с работником.
Комментарии ()