Нужна ли Книга доходов и расходов ИП на УСН?

Книга учета доходов и расходов (или КУДиР) – это обязательный документ (ст. 346.24 НК), помогающий индивидуальным предпринимателям вести учет по финансовым операциям. Ее ведут все ИП, к которым применяется упрощенная система налогообложения, независимо от ее формы («доходы минус расходы» или только «доход»). Оформление, заполнение и предъявление КУДиР строго регламентировано действующим законодательством РФ. Однако многие индивидуальные предприниматели или забывают, или не считают нужным ведение данного учетного документа. Если Вы хотите избежать проблем со стороны налоговой или других служб, рекомендуем ознакомиться с основными нюансами ведения и использования книги учета финансовых операций.

Ответственность за отсутствие КУДиР

Ведение Книги учета доходов и расходов является обязательным для всех организаций, применяемых упрощенку. Индивидуальные предприниматели не являются исключением. Отсутствие КУДиР, согласно действующему Налоговому кодексу, считается грубым нарушением. Для ИП в данном случае предусмотрен штраф в 200 руб. Однако в зависимости от серьезности нарушения его размер может быть увеличен и до 10 000 руб. Книга учета должна быть оформлена даже при отсутствии у предпринимателя доходов. Она может быть пустой, но готовой к предъявлению контролирующим органам. Также многие ИП упускают требование хранить КУДиР в течение 4 лет по завершении налогового года. Это правило предписано в ст. 23 НК.

Содержание и правила заполнения

КУДиР должна содержать информацию, по которой будет осуществляться исчисление налога. Некоторым ИП она также нужна для заполнения деклараций. При разных формах отчетности («доходы минус расходы» или «доход») используются различные варианты документа и методы ведения. Главным образом в Книге отображаются данные о доходах, которые формируют налогооблагаемую базу. При этом следует учитывать, что не все поступления учитываются при расчете налога. Соответственно те доходы, которые не принимают участия в формировании единого налога, или вовсе не заносятся в документ, или фиксируются особым образом.

Состав КУДиР включает несколько разделов. Первая часть представляет собой титульный лист. В нем указывается код фирмы по ОКУД, дата начала ведения, адрес жительства или местонахождения, номера расчетных счетов, название банка и прочее. После титульного листа идут четыре раздела. ИП заполняют только те, которые относятся к расходам и доходам. Важными требованиями к ведению КУДиР являются:

• обоснование каждой записи первичным документом;
• подтверждение исправлений печатью и подписью ИП;
• написание только на русском языке;
• внесение записей с соблюдением хронологии;
• запись каждой операции в отдельную строку.

Какие операции нужно вносить в КУДиР

Индивидуальные предприниматели обязаны вносить в Книгу информацию по всем хозяйственным операциям, имеющим значение для налогообложения. Как правило, в этот перечень входят:

• поступления через кассу;
• товарная выручка;
• возвраты денег покупателям;
• перечисление аванса работникам;
• полученные субсидии;
• выплата заработных плат;
• оплата больничных;
• оплата НДФЛ и прочее.

Исключениями, которые разрешается не вносить в КУДиР, являются выигрыши, дивиденды, призы и прочие поступления, перечисленные в п. 1.1 ст. 346.15 НК.

Бумажная и электронная версии

Первый раз индивидуальный предприниматель заводит КУДиР сразу при переходе на упрощенную систему налогообложения. Затем Книга регулярно обновляется при переходе на очередной календарный год. На данный момент регистр финансовых операций можно вести как в письменном, так и в электронном виде. Переход с бумажной версии можно осуществить в течение налогового года. Данная возможность предусмотрена письмом Минфина № 03-11-05/4 (от 16.01.07).

• Электронная версия. Заполняется по стандартному принципу. Ежеквартально все ее разделы (включая незаполненные) подлежат распечатке на бумажный носитель. По завершении налогового года отпечатанная Книга должна быть оформлена, как и обычная.
• Бумажная версия. До внесения первой записи должна быть прошнурована (прошита) и пронумерована. На последней странице нужно указать количество листов. Также обязательно требуется наличие подписи ИП и печати (наносится в месте сшива).

Напоминаем, с 1 января 2013 года действует правило, освобождающее от необходимости заверять бумажную версию Книги учета расходов и доходов в ИФНС. Если у Вас остались вопросы по ведению КУДиР или другой отчетной документации, Вы всегда можете обратиться к специалистам «Азбука Учета» для получения квалифицированной консультации и помощи.