Работа и отдых: как отправить сотрудника в отпуск

Штатные сотрудники по закону обладают правом на ежегодный оплачиваемый отдых. Работодатель обязан хотя бы один раз в год обеспечить отпуск сотрудника, оформив надлежащим образом требуемые документы, и выплатив денежное содержание.

Право на оплачиваемый отпуск появляется у работника, оформленного в штат по трудовому договору, и проработавшего в организации минимум шесть месяцев. По согласованию с работодателем и с его разрешения, сотрудник может отдохнуть и до окончания полугодового периода. Очередной оплачиваемый отпуск предоставляется за каждый отработанный календарный год.

Далее рассмотрим, как отправить сотрудника в отпуск, какова процедура этого процесса.

Взаимное согласие

Каждый проработанный год приносит работнику 28 основных дней каникул.

Кроме того, возможно предоставление дополнительных дней отдыха за:

• опасные и вредные условия труда;
• работу в особых условиях;
• ненормированный рабочий день.

Обратите внимание! Работодатель обязан отправить сотрудника отдыхать, даже если тот не хочет и желает продолжать трудиться. Непредоставление отпуска более 2-х лет грозит штрафами.

И еще одно. Некоторым категориям организации-работодатели обязаны предоставить отпуск сотрудника по заявлению и до истечения первоначального шестимесячного периода.

• Беременным до наступления отпуска по беременности и родам или сразу по его окончанию.
• Несовершеннолетним сотрудникам.
• Усыновившим детей в возрасте до трех лет.
• Совместителям, которые взяли на этот период отпуск на основном месте работы.

Отпускной календарь на следующий год составляется и утверждается в организации за 2 недели до наступления нового года. Сотрудники заранее передают информацию с желаемыми датами отдыха. На основании этих пожеланий оформляется общий отпускной график компании.

Также в календарь включаются допотпуска и те периоды отдыха, которые не были использованы ранее.

Наличие утвержденного списка периодов каникул сотрудников помогает руководителям предприятий вовремя найти временную замену уходящему сотруднику; контролировать своевременный отдых работников; заблаговременно оформить документы на отпуск и выплатить отпускное денежное содержание.

Обратите внимание! Согласно закону отпускные выплачиваются не позже, чем за три дня до старта каникул.

Основной отпуск работник по своему желанию может взять целиком сразу, либо разбить на части. Важно! Одна из частей обязательно должна содержать не менее 14 дней. Отдых предоставляется в календарных днях, но не учитывает нерабочие праздники.

Если на период отдыха приходится такой праздник, - отпуск продлевается на соответствующее количество дней. К примеру, работник запланировал отсутствие с 1 по 14 июня, а 12 июня - красный день в календаре, который исключается из периода отдыха. Таким образом, сотруднику необходимо появиться на рабочем месте 16 июня.

График отпусков – один из наиболее часто проверяемых трудовой инспекцией документов. Кроме того, он может понадобиться в случае разрешения трудовых споров в суде. Отсутствие этого документа у работодателя является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность.

Важно! Отсутствие в компании графика не означает освобождение от необходимости предоставлять каникулы.

Оформляем документы

Как оформить ежегодный отпуск сотруднику. Понадобится создать и заполнить три документа.

1. Приказ о предоставлении отпуска: издается и предоставляется работнику для ознакомления под роспись за две недели до старта отдыха;
2. Форма Т-2: внесите в нужный раздел личной карточки даты каникул;
3. Форма Т-13: укажите в соответствующих графах табеля учета рабочего времени отдых как ОТ или 09.

Произведите расчет и выплату отпускных

Согласно закону не позднее 3 дней до начала отпуска работодатель обязан выплатить сотруднику деньги в счет отпускных. В помощь бухгалтеру есть калькуляторы, облегчающие расчет.

Ознакомьтесь с тем, как рассчитать отпускные сотруднику вручную.

• Определите сумму заработной платы работника за 12 месяцев, предшествующих дате начала отдыха. Если сотрудник не так давно был принят на работу, то считайте с начала официального трудоустройства.
• Определите общее число отработанных дней за этот же период. Если отработан полный месяц, то в расчет принимается 29,3 дня. Если были пропуски в работе, то формула следующая:

отработанные дни : количество дней х 29,3

• Определите причитающуюся сумму отпускных по формуле:

заработная плата работника за 12 мес. : количество отработанных дней за этот период х количество отпускных дней

С отпускных выплат, так же как и со всех других доходов наемного работника, нужно удержать 13% подоходного налога и уплатить его в ИФНС до окончания месяца.

Денежная компенсация за неиспользованные периоды выплачивают лишь при прекращении трудовых отношений. То есть, нельзя заменить отдых деньгами.

Компенсировать деньгами возможно только ту часть, которая больше 28 законных дней. Работодатель имеет на это право, но не обязан этого делать.

Штрафы

Устанавливается материальная ответственность при нарушениях в сроках предоставления ежегодного отдыха или выплате отпускных. На компанию-работодателя  или индивидуального предпринимателя может быть наложен штраф.

Размеры санкций в пользу государства. Для ИП: 1 - 5 тыс. руб.; ООО: 30 - 50 тыс. руб.

Кроме того, в случае нарушений в сроках выплаты отпускной компенсации при увольнении, закон обязывает перечислить причитающиеся денежные средства и проценты на них из расчета 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных вовремя сумм.

Также предусмотрена компенсация причиненного морального вреда.

Наказания за нарушения трудового законодательства серьезные, кроме того, это влияет на имидж и репутацию фирмы.

Работать, чтобы жить; вместо: жить, чтобы работать. Расхожая фраза, но очень точная. Соблюдайте баланс и живите в гармонии.