Советы при выемке документов в офисе во время налоговой проверки

Нередко выездная налоговая проверка заканчивается такой неприятной процедурой, как выемка документов налогоплательщика (ст. 94 НК РФ). Ее суть в том, что инспекторы забирают с собой часть бумаг налогоплательщика, мотивируя это необходимостью проведения дополнительной экспертизы или формирования доказательной базы, касающейся выявленных в работе компании нарушений. Как вести себя в случае проведения этой процедуры?

В каких случаях проводится выемка документов

У руководителей большинства компаний выемка документов вызывает откровенную панику. На деле же важно лишь позаботиться о минимизации негативных последствий этой неприятной процедуры.

Для начала стоит выяснить у представителей налоговых органов основания для выемки бумаг. На практике их существует всего три:

1. опасения инспекторов по поводу того, что подлинники документов будут исправлены, заменены, уничтожены, потеряны;
2. отказ компании представить определенные документы или просрочка в их предъявлении;
3. необходимость экспертизы подлинности документов или удостоверяющих их подписей.

Основанием для выемки документов должно быть аргументированное постановление руководителя ИФНС или его заместителя. Во всех иных случаях процедура может быть признана незаконной.

Что делать при проведении выемки документов

Для того чтобы минимизировать негативные последствия выемки документов, воспользуйтесь советами юристов-практиков.

• Следует ознакомиться с постановлением руководителя ИФНС или его заместителя и сверить скрепляющую его подпись.
• Важно добиться приглашения как минимум двух понятых на одного инспектора из числа незаинтересованных случайных лиц. Это право закреплено законом и позволяет рассчитывать на действие сотрудников налоговой службы в полном соответствии с нормативно-правовыми требованиями. Если же есть подозрения, что приглашенные свидетели заинтересованы в помощи инспекторам, то налогоплательщик имеет право подготовить ходатайство на имя руководителя налоговой о смене понятых. Время поиска новых претендентов на это место объективно отсрочивает выемку бумаг.
• Компания имеет право ходатайствовать о приглашении своего адвоката на процедуру выемки документов. С таким прошением она обращается к руководителю ИФНС.
• В процессе выемки документов сотрудники фирмы-налогоплательщика вовсе не обязаны отвечать на вопросы, касающиеся изымаемых бумаг. На такую беседу налоговики имеют право пригласить их в ИФНС повесткой, что позволяет им морально подготовиться и выйти из стрессового состояния.
• Важно знать, что инспекторы могут изымать только те документы, которые прописаны в соответствующем постановлении.
• Необходимо контролировать составление протокола выемки – в нем должно быть указано точное число изъятых бумаг (не папок), их наименование и период, что позволит избежать утери документов налоговиками.
• Выемка документов может осуществляться только в дневное время, каковым по трудовому кодексу считается период с 6 утра до 10 вечера.

Если в ходе выемки документов были выявлены какие-либо нарушения в деятельности инспекторов, то следует внести все замечания в протокол. Налогоплательщик имеет право требовать этого.

Один из лучших способов предупреждения выемки документов или минимизации ее негативных последствий – передача налогового и бухгалтерского учета на аутсорсинг. В этой ситуации вся бухгалтерская информация будет храниться на сервере обслуживающей фирмы. Более того, ее квалифицированные сотрудники сумеют предохранить клиента от неправомерных действий налоговиков.

Компания «Азбука Учета» способна обеспечить своим клиентам надежную защиту и помощь. Выемка бумаг в ходе выездной налоговой проверки с нами перестает быть реальной угрозой.