Аутсорсинг или штатный бухгалтер - что лучше?

Уже на стадии оформления ИП или акционерного общества, поиска помещений и поставщиков, директору новообразовавшейся фирмы необходимо принять решение, кто и каким образом обеспечит корректный документооборот и фиксацию денежных потоков. Ошибки в отражении хозяйственных операций и промедление с расчётами неминуемо приведут к санкциям и штрафам со стороны налоговой инспекции, аудиторов и партнеров. Даже при небольших оборотах руководителю бывает сложно совместить решение организационных вопросов и отчётность, однако в целях экономии может быть разумнее объединить этот функционал или передать ведение финансов на аутсорсинг. При больших объемах ежедневных операций неизбежно придётся делегировать ведение учёта штатному бухгалтеру или использовать комбинированный вариант, при котором разные участки распределены между ответственными лицами.

Один за всех

В случае с индивидуальным предпринимательством без штатных работников обычно применяют систему упрощенного налогообложения. Воспользовавшись сервисами ФНС, можно самостоятельно осуществлять платежи по налоговым обязательствам, сверяясь с календарем, а также узнавать все нововведения и поправки.

Подобные сервисы функционируют также и для удаленного формирования бухгалтерской отчётности. Достаточно ввести необходимые данные, и программа поможет сформировать счёт и рассчитает налоги. Бухгалтерские сервисы подойдут даже тем пользователям, у которых нет прикладных знаний и специального образования.

Своего рода аутсорсинг предлагают некоторые банки. Обязательным условием предоставления услуги является открытие счета. Заказчик выбирает оптимальный тариф по сопровождению бухгалтерии и освобождает себя от рутины учета финансовых операций.

Если владелец фирмы в состоянии самостоятельно производить все вычисления и расчеты, формировать документацию и подавать декларации, то у него нет необходимости в бухгалтерском аутсорсинге. Такой подход требует строгой самоорганизованности и специальных навыков. Важно знать правила фиксации хозяйственных операций, регулярно отслеживать поправки к налоговому кодексу, следовать календарю уплаты налогов по всем видам имущества и обязательств.

Свой человек

Если в фирме несколько отделов штатных работников и большие объёмы текущих расчетных и иных операций, руководителю необходим штатный бухгалтер, чтобы обеспечить полноценное сопровождение финансового потока. Возможно понадобится несколько работников на каждый участок бухгалтерии:

• Фиксация хозяйственных операций, движения денежных средств внутри компании и расчетов с контрагентами.
• Расчёт и начисление зарплат, пособий, больничных и командировочных. При необходимости бухгалтерские обязанности совмещены с функционалом кадрового учёта, сопутствующими расчётами и документооборотом.
• Формирование налоговой отчётности, своевременное закрытие задолженностей по всем видам налогов, страховые отчисления, взаимодействие с контролирующими органами и ФНС.
• Финансовый анализ результатов использования ресурсов компании. Сбор и предоставление полной и достоверной информации о текущем положении дел в фирме, а также предложение способов оптимизации расходов и увеличения доходности.

В укомплектованном отделе бухгалтерские задачи распределены между ответственными работниками. В случае отсутствия одного из них по болезни или иным причинам, есть возможность оперативно делегировать его обязанности коллегам. Преимущества наличия собственного отдела бухгалтерии неминуемо сопряжены с крупными затратами на его текущее содержание, оплату больничных и пособий.

Если с текущим объёмом работ в состоянии справиться один работник, можно потратить время на поиски опытного и компетентного бухгалтерского специалиста, который выполняет свои обязанности удаленно. В отборе и проверке квалификации может помочь кадровое агентство.

Следует заранее оговорить функционал, условия работы и варианты дополнительной нагрузки. Также руководителю необходимо получить доступ к бухгалтерскому сервису, через который будет производится учёт всех операций и осуществляться документооборот. Имея информацию в свободном доступе, можно в любой момент отследить действия работника. Стоит продумать способ периодического копирования финансовой базы на отдельный носитель, чтобы в случае возникновения спорных моментов можно было обратиться к первоисточнику. При расторжении трудового соглашения с удаленным работником, руководитель таким образом обезопасит компанию от исчезновения информации или иных вредительских действий. Примечательно, что при обращении к бухгалтерскому аутсорсингу, подобные ситуации исключены.

Все за одного

С целью оптимизации расходов на бухгалтерские услуги можно передать полномочия специализированной компании, в которой собственный отдел бухгалтерии осуществляет сопровождение деятельности фирм и ИП на удаленной основе. Аутсорсинг бухгалтерии имеет следующие характеристики:

• Взаимодействие осуществляется на основании письменного соглашения с указанием выбранного заказчиком тарифа на оказание необходимых именно ему услуг бухгалтерского сопровождения. Оперативное оказание дополнительных услуг оплачивается отдельно.
• В рамках аутсорсинга формированием отчетности, платежной и иной документации занимается не постоянный человек, а доступный в данный момент времени квалифицированный работник, либо полностью универсальный, либо специализирующийся на определённом участке, например, начислении зарплаты.
• Обезличенность при оказании услуг гарантирует отсутствие заинтересованности и корыстного интереса. Это неоспоримое преимущество перед наемным физическим лицом, которое, пользуясь служебным положением, может произвести мошеннические действия с денежными средствами компании в свою пользу.
• Аутсорсинг обеспечивает бесперебойное сопровождение и оперативное оказание требуемой услуги, так как коллектив сервиса укомплектован таким образом, что независимо от отпусков и прочих обстоятельств, в любое время в доступе есть работник, способный справиться с поставленной бухгалтерской задачей.
• При обращении к аутсорсингу у директора предприятия нет необходимости тратить время на поиски сотрудников бухгалтерии на каждый участок, проверять их квалификацию, тратить средства компании на переобучение и повышение квалификации. Сосредоточившись на решении более важных для компании вопросов, руководитель по необходимости запрашивает нужную услугу.
• Владелец компании может освободить себя от рутины финансового документооборота, дополнительно включив в соглашение опцию курьерской доставки. Таким образом сформированная документация попадает к контрагенту, облегчая процесс совместной работы.
• Все операции и риски, связанные с аутсорсингом бухгалтерских услуг, застрахованы.
• В условиях аутсорсинга ответственность за ошибки и недочёты, а также издержки по их исправлению, берет на себя компания-исполнитель. Это выигрышное отличие от наемного работника, который может попытаться скрыть свою невнимательность и некомпетентность. При выявлении ошибки покрывать расходы придётся засчет средств компании, или же пытаться взыскать сумму покрытия с виновного, что зачастую возможно осуществить только через суд.

Согласно новому законодательству, компании, занимающиеся бухгалтерским аутсорсингом, обязаны отчитываться перед Федеральной службой по финансовому мониторингу. Если ответственному работнику покажутся сомнительными предоставленные заказчиком данные, он обязан сообщить об этом в надзорные органы. При этом заказчик остаётся в неведении, и вероятнее всего ему предстоит выдержать внеочередную аудиторскую проверку. При некоторых обстоятельствах раскрытие нюансов функционирования компании может повлечь за собой разбирательства вплоть до административного и уголовного наказания. В этом плане штатному работнику можно доверить гораздо больше информации и схем, по которым действует компания. Однако, нечистые на руку руководители зачастую сами становятся жертвами доверенных лиц и подельников. Своим имуществом, деньгами и свободой рискует и сотрудник бухгалтерии, вынужденный скрывать преступные махинации руководства.

И вашим, и нашим

Можно объединить преимущества нескольких методов, распределив обязанности между штатными бухгалтерами и дополнительно заказав некоторые услуги в специализированной компании. Таким образом можно запросить стороннюю проверку своего финансового отдела через аутсорсинг. Независимый аудитор проверит корректность всех расчетов, отследит наличие налоговой задолженности, сверит баланс, удостоверится в рациональном использовании ресурсов предприятия. Подобное делегирование обязанностей сэкономит средства на постоянное содержание руководителя отдела бухгалтерии.